Створення ефективних систем календарного планування пожертв: Глобальний посібник

Планування пожертв, також відоме як плановані або спадкові пожертви, є ключовим компонентом сталого фандрайзингу для некомерційних організацій по всьому світу. Добре структурована система календарного планування пожертв є важливою для ефективного управління відносинами з потенційними донорами, відстеження прогресу та забезпечення своєчасного подальшого зв'язку. Цей посібник надає комплексний огляд того, як створити таку систему, що адаптується до різних розмірів організацій та операційних контекстів у всьому світі.

Чому система календарного планування пожертв важлива?

Надійна система календарного планування пожертв надає численні переваги, зокрема:

• Покращення відносин з донорами: Проактивний календар забезпечує регулярну комунікацію з потенційними та існуючими донорами планованих пожертв, зміцнюючи відносини та сприяючи довірі.
• Підвищення ефективності: Централізоване відстеження діяльності оптимізує зусилля з планування пожертв, заощаджуючи час та ресурси.
• Посилення підзвітності: Календар забезпечує чіткий облік всієї діяльності з планування пожертв, сприяючи підзвітності та прозорості.
• Краще управління процесом залучення: Візуалізація процесу планування пожертв допомагає виявити потенційні вузькі місця та можливості для вдосконалення.
• Прийняття рішень на основі даних: Відстеження ключових показників дозволяє приймати обґрунтовані рішення та оптимізувати стратегії планування пожертв.
• Послідовний супровід: Календар забезпечує своєчасний супровід потенційних клієнтів, запитів та зобов'язань.
• Проактивне залучення: Добре спланований календар дозволяє проактивно звертатися до потенційних донорів, підвищуючи обізнаність про можливості планованих пожертв.

Ключові компоненти системи календарного планування пожертв

Ефективна система календарного планування пожертв зазвичай включає наступні компоненти:

1. Інтеграція з базою даних

Календар має бути інтегрований з базою даних донорів вашої організації або системою CRM (Customer Relationship Management). Це дозволяє безперешкодно відстежувати взаємодію з донорами, їхні інтереси у плануванні пожертв та особисту інформацію. Популярні CRM-системи, що використовуються некомерційними організаціями у всьому світі, включають Salesforce, Raiser's Edge та Blackbaud CRM. За потреби розгляньте можливість інтеграції зі спеціалізованими програмними рішеннями для планування пожертв.

Приклад: Коли донор висловлює зацікавленість у включенні вашої організації до свого заповіту, ця інформація повинна бути негайно записана в CRM-систему та пов'язана з відповідним завданням або нагадуванням у календарі планування пожертв.

2. Управління завданнями

Календар повинен дозволяти створювати та призначати завдання, пов'язані з діяльністю з планування пожертв. Ці завдання можуть включати:

• Зустрічі з донорами: Планування та підготовка до зустрічей з потенційними донорами планованих пожертв.
• Розробка пропозицій: Складання пропозицій щодо планування пожертв, адаптованих до індивідуальних інтересів донорів.
• Подальші дзвінки: Здійснення дзвінків для підтримки відносин та відповідей на запитання.
• Планування заходів: Організація та просування семінарів, вебінарів чи інших заходів з планування пожертв.
• Маркетингові кампанії: Розробка та реалізація цільових маркетингових кампаній для підвищення обізнаності про варіанти планування пожертв.
• Перегляд документів: Перегляд угод про пожертви, намірів щодо заповіту та інших юридичних документів.
• Діяльність зі стюардшипу: Реалізація планів стюардшипу для поточних членів товариства спадщини.

Приклад: Створіть повторюване завдання для розсилки щоквартального інформаційного бюлетеня всім особам, які виявили інтерес до планованих пожертв, надаючи оновлення про роботу організації та підкреслюючи вплив спадкових дарів.

3. Відстеження термінів

Календар повинен дозволяти відстежувати важливі терміни, такі як:

• Терміни угод про пожертви: Моніторинг термінів для завершення та підписання угод про пожертви.
• Терміни подання грантових заявок: Відстеження термінів подання грантових заявок, пов'язаних з ініціативами з планування пожертв.
• Терміни подання податкових декларацій: Відстеження відповідних термінів подання податкових декларацій для донорів. Зауважте, що вони значно відрізнятимуться залежно від країни проживання донора.
• Терміни реєстрації на заходи: Моніторинг термінів реєстрації на заходи.

Приклад: Встановіть нагадування про майбутні зміни в податковому законодавстві, які можуть вплинути на стратегії планованих пожертв у різних країнах. Це демонструє вашу експертизу та надає цінну інформацію потенційним донорам.

4. Нагадування про комунікацію

Календар повинен містити нагадування про регулярну комунікацію з потенційними та існуючими донорами планованих пожертв. Ця комунікація може включати:

• Листи подяки: Своєчасне надсилання листів подяки за пожертви та виявлення інтересу.
• Привітання з днем народження: Надсилання персоналізованих листівок з днем народження донорам.
• Святкові привітання: Надсилання святкових привітань донорам.
• Інформаційні бюлетені: Надсилання регулярних інформаційних бюлетенів, що висвітлюють вплив планованих пожертв.
• Звіти про вплив: Поширення звітів, що демонструють вплив роботи організації.

Приклад: Заплануйте нагадування про надсилання персоналізованих листів подяки донорам, які нещодавно взяли на себе зобов'язання щодо планованої пожертви, підкреслюючи тривалий вплив їхньої спадщини.

5. Звітність та аналітика

Система календаря повинна надавати можливості для звітності та аналітики для відстеження ключових показників, таких як:

• Кількість потенційних донорів планованих пожертв: Відстеження кількості осіб, які виявили інтерес до планованих пожертв.
• Вартість потенційних планованих пожертв: Оцінка потенційної вартості планованих пожертв у процесі залучення.
• Коефіцієнт конверсії: Вимірювання коефіцієнта конверсії зацікавлених осіб у підтверджені плановані пожертви.
• Середній розмір пожертви: Розрахунок середньої вартості отриманих планованих пожертв.
• Рентабельність інвестицій (ROI): Оцінка рентабельності інвестицій у діяльність з планування пожертв.

Приклад: Створіть звіт, що показує кількість потенційних донорів планованих пожертв, залучених через різні маркетингові канали, що дозволить вам оптимізувати ваші маркетингові зусилля та ефективно розподіляти ресурси.

Створення вашої системи календарного планування пожертв: Покроковий посібник

Ось покроковий посібник зі створення ефективної системи календарного планування пожертв:

Крок 1: Оберіть свої інструменти

Виберіть інструменти та платформи, які ви будете використовувати для управління вашим календарем планування пожертв. Варіанти включають:

• CRM-системи: Salesforce, Raiser's Edge, Blackbaud CRM. Вони пропонують комплексні можливості управління донорами та відстеження.
• Програмне забезпечення для управління проєктами: Asana, Trello, Monday.com. Ці інструменти можна використовувати для управління завданнями та термінами, пов'язаними з діяльністю з планування пожертв.
• Календарні додатки: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar. Їх можна використовувати для планування зустрічей та встановлення нагадувань.
• Програмне забезпечення для роботи з таблицями: Microsoft Excel, Google Sheets. Їх можна використовувати для відстеження даних та створення звітів. Хоча вони менш надійні, ніж спеціалізовані CRM або інструменти управління проєктами, вони можуть бути життєздатним варіантом для невеликих організацій з обмеженими ресурсами.
• Спеціалізоване програмне забезпечення для планування пожертв: Деякі програмні пакети спеціально розроблені для планування пожертв, пропонуючи такі функції, як управління заповітами, ілюстрація пожертв та інструменти залучення донорів.

При виборі правильних інструментів враховуйте розмір, бюджет та технічні можливості вашої організації. Інтеграція між різними платформами є ключовою для безперебійного робочого процесу.

Крок 2: Визначте свою діяльність з планування пожертв

Визначте всю діяльність, яка буде включена у ваш календар планування пожертв. Це може включати:

• Ідентифікація та дослідження донорів: Виявлення та дослідження потенційних донорів планованих пожертв.
• Розвиток відносин та залучення: Побудова відносин з потенційними донорами через особисті візити, телефонні дзвінки та заходи.
• Запит на пожертву (соліситація): Представлення варіантів планування пожертв та звернення з конкретними проханнями про плановані пожертви.
• Стюардшип: Визнання та подяка донорам за їхні плановані пожертви та інформування їх про вплив їхньої щедрості.
• Маркетинг та комунікація: Просування можливостей планування пожертв через різні канали, такі як інформаційні бюлетені, веб-сайти та соціальні мережі.
• Юридичне та фінансове адміністрування: Управління юридичними та фінансовими аспектами планованих пожертв, такими як угоди про пожертви, заповіти та трасти.

Розбийте кожну діяльність на конкретні завдання та розподіліть обов'язки між членами команди.

Крок 3: Створіть шаблон календаря

Розробіть шаблон календаря, який включає всю необхідну інформацію для кожної діяльності, таку як:

• Дата та час: Коли відбудеться діяльність.
• Опис: Короткий опис діяльності.
• Ім'я донора: Ім'я залученого донора.
• Контактна інформація: Номер телефону та адреса електронної пошти донора.
• Призначення завдання: Член команди, відповідальний за діяльність.
• Статус: Поточний статус діяльності (наприклад, заплановано, в процесі, завершено).
• Примітки: Будь-які відповідні примітки чи коментарі.

Використовуйте послідовний формат та систему найменувань для всіх записів, щоб забезпечити ясність та узгодженість.

Крок 4: Заповніть календар

Заповніть календар усіма запланованими заходами з планування пожертв, включаючи повторювані завдання, терміни та нагадування про комунікацію. Використовуйте свою базу даних донорів або CRM-систему для виявлення потенційних донорів та планування початкових контактів. Встановлюйте реалістичні терміни для кожної діяльності та залишайте гнучкість для врахування несподіваних подій.

Крок 5: Контролюйте та оновлюйте календар

Регулярно контролюйте та оновлюйте календар, щоб він залишався точним та актуальним. Відстежуйте прогрес кожної діяльності та вносьте корективи за необхідності. Використовуйте можливості звітності та аналітики вашої календарної системи для виявлення областей для вдосконалення. Заохочуйте членів команди надавати зворотний зв'язок та пропозиції щодо підвищення ефективності календаря.

Крок 6: Навчіть свою команду

Забезпечте комплексне навчання вашої команди щодо використання системи календарного планування пожертв. Переконайтеся, що всі розуміють важливість календаря та його внесок в загальний успіх вашої програми планування пожертв. Заохочуйте членів команди брати активну участь у розробці та підтримці календаря.

Адаптація вашого календаря для глобальної аудиторії

При роботі з донорами з різних країн важливо враховувати культурні відмінності та місцеві звичаї. Ось кілька порад щодо адаптації вашого календаря планування пожертв для глобальної аудиторії:

• Поважайте культурні норми: Будьте обізнані з культурними нормами, пов'язаними з даруванням подарунків, комунікацією та особистим простором.
• Враховуйте часові пояси: Плануйте зустрічі та телефонні дзвінки у зручний для донорів час у різних часових поясах.
• Використовуйте відповідну мову: Використовуйте чітку, стислу мову, яку легко зрозуміти. Уникайте жаргону та сленгу. За необхідності перекладайте матеріали на рідну мову донора.
• Пропонуйте гнучкі варіанти пожертв: Надавайте різноманітні варіанти пожертв, щоб врахувати різні уподобання та фінансові ситуації.
• Розумійте податкове законодавство: Ознайомтеся з податковим законодавством у різних країнах, щоб забезпечити структурування планованих пожертв у податково-ефективний спосіб. За необхідності звертайтеся за порадою до експертів.
• Будьте чутливими до релігійних переконань: Враховуйте релігійні переконання та практики при спілкуванні з донорами.
• Досліджуйте місцеві нормативні акти: Розумійте місцеві нормативні акти щодо благодійності та фандрайзингу.
• Будуйте відносини: Інвестуйте час у побудову міцних відносин з донорами з різних країн. Проявляйте щирий інтерес до їхньої культури та цінностей.

Приклад: Плануючи семінар з планування пожертв для донорів у Японії, дослідіть належний етикет для ділових зустрічей та дарування подарунків. Подавайте інформацію чітко та стисло, уникаючи надмірно агресивних тактик продажів. Надайте послуги перекладу та запропонуйте різноманітні варіанти пожертв, такі як заповіти та благодійні трасти.

Приклади записів у календарі: Глобальна перспектива

Ось кілька прикладів записів у календарі, що демонструють глобальну перспективу:

• Дата: 1 січня Діяльність: Надіслати новорічні привітання донорам у Китаї (розгляньте можливість надсилання цифрових привітань через культурні особливості).
• Дата: 17 березня Діяльність: Відзначити День святого Патрика з ірландськими донорами (простий електронний лист з визнанням цього дня часто цінується).
• Дата: 5 травня Діяльність: Надіслати привітання з Сінко де Майо донорам у Мексиці.
• Дата: Рамадан (змінні дати) Діяльність: Уникати планування зустрічей або телефонних дзвінків з мусульманськими донорами під час годин посту. Надіслати шанобливі привітання з Ураза-байрамом наприкінці Рамадану.
• Дата: Дівалі (змінні дати) Діяльність: Надіслати привітання з Дівалі індуїстським донорам.
• Дата: Конкретні дати на основі податкового законодавства відповідних країн: Діяльність: Надіслати нагадування міжнародним донорам про наближення термінів сплати податків, щоб заохотити до пожертв наприкінці року.

Вибір правильної технології

Вибір правильної технології є першочерговим для створення успішної системи календарного планування пожертв. Враховуйте наступне:

• Масштабованість: Чи буде система масштабуватися разом зі зростанням вашої організації?
• Інтеграція: Чи інтегрується вона з вашою існуючою CRM або базою даних донорів?
• Доступність: Чи доступна вона для вашої команди незалежно від їхнього місцезнаходження (важливо для глобальних команд)?
• Безпека: Чи відповідає вона стандартам безпеки даних для різних регіонів (GDPR, CCPA тощо)?
• Вартість: Яка загальна вартість володіння, включаючи ліцензування, впровадження та навчання?

Оцініть кілька варіантів і проведіть ретельні випробування, перш ніж прийняти остаточне рішення. Зверніться за відгуками до своєї команди, щоб переконатися, що обрана технологія відповідає їхнім потребам та вподобанням.

Подолання поширених труднощів

Створення та підтримка системи календарного планування пожертв може становити кілька викликів. Ось деякі поширені проблеми та способи їх вирішення:

• Розрізненість даних: Дані розкидані по різних системах та відділах. Інтегруйте вашу календарну систему з CRM або базою даних донорів, щоб створити єдине джерело правди.
• Брак ресурсів: Обмежений персонал та бюджет. Пріоритезуйте основні види діяльності з планування пожертв та використовуйте технології для автоматизації завдань.
• Опір змінам: Члени команди неохоче приймають нову систему. Забезпечте комплексне навчання та продемонструйте переваги календарної системи.
• Неточні дані: Дані застарілі або неповні. Впроваджуйте процедури контролю якості даних для забезпечення точності та повноти.
• Відсутність підтримки: Керівництво не підтримує програму планування пожертв. Інформуйте керівництво про важливість планування пожертв та його потенційний вплив на довгострокову стійкість організації.

Висновок

Створення ефективної системи календарного планування пожертв є важливим для залучення та підтримки потенційних донорів планованих пожертв, зміцнення відносин з донорами та забезпечення довгострокової стійкості вашої організації. Дотримуючись кроків, викладених у цьому посібнику, та адаптуючи свій підхід до глобальної аудиторії, ви можете створити надійну календарну систему, яка приносить результати та допомагає досягти ваших цілей у плануванні пожертв. Пам'ятайте про пріоритетність відносин з донорами, підтримання послідовної комунікації та врахування культурної чутливості у всіх ваших заходах з планування пожертв.

Впровадивши добре структуровану та глобально орієнтовану систему календарного планування пожертв, ваша організація може розкрити потенціал планованих пожертв та забезпечити світліше майбутнє.